办公室“笔杆子”经验：掌握搜索技巧，快速收集公文素材

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自华堂文史

在日常公文材料写作中，有一部分“拟稿文”，需要你全文拟写草稿，交分管领导审定后，由“一把手”签字确认，再安排办公室人员下发。

本章节结合实际案例，教你第1个实用技巧，快速完成一篇拟稿文，从收集素材、整理素材、文种区别注意事项多个方面入手。


工作事例：春节期间公文

以春节期间工作为例，放假前，很多单位都会下发《关于做好春节假期安全值班工作的通知》文件；同时，也会下发《关于确保2021年春节期间风清气正的通知》文件。两者有什么不同吗？

如果，两份文件同时交由你拟稿，且在放假前一天的上午必须发文。而此时，你手头还有一份部门科室年度总结计划需要修改，一份人员值班表需要排定日期，面对如此繁琐的具体事务，如何快速高效完成呢？

处理思路：明确公文主题

事例属于“通知”文种，适用于要求下级和有关部门，执行周知事项，有印发、转发、批转类，属于“下行文”，包含发文主体、接受范围、通知事项等。结合春节两个通知来看：

“安全值班通知”以单位名义下发。主要接收通知人为值班人员，强调值班用电安全、防火防盗、应急安全、紧急事项报告等。

“风清气正通知”以组织名义下发，原则性强、政治站位高。接收范围覆盖单位所有干部群众人员，强调廉洁纪律、规矩意识、纪律红线、表率带头等。


对于有丰富经验的“笔杆子”来说，轻车熟路，手到擒来，不用多久时间就能完成领导交办的任务。但对于一些新手来说，往往是“半页空白”、无从下手，特别是第二个通知，需要一定的工作经验。下面，笔者分享常用的第1个公文高效处理技巧：

公文搜索技巧：掌握搜索引擎命令

很多人都有使用“百度搜索”的习惯，比如写作一篇行业系统内的《述职述德述廉报告》，拟发一份《安全管理制度汇编》，或者为领导准备一份《开班动员讲话》，难免会借鉴参考同行他人的模式框架、思路观点。


以本章节《安全值班通知》为例，普通人打开百度网站，输入后会这样显示，如下图：


初步一看，会有许多相关素材，但点击进去后就会发现需要付费下载。用免费的是我们最后的倔强！


笔者12年资深办公室经验，经常使用的技巧是搜索引擎命令，格式为：关键词+空格+inulr+冒号+空格+域名后缀 。举例，安全值班通知 inrul: gov.cn ，其中gov.cn 属于机关单位后缀名，检索范围现定于机关单位网站，有效过滤掉文库等多余收费网站。

用了搜索引擎命令后的检索结果如下图，时间选择1周内，供我们复制粘贴的素材，就比较可靠了。大家可以看到，下图中的安全值班通知均来源于机关单位网站，且为公开事项。


此外，如果你是教育系统、高校组织、大学辅导员，则可以把后缀改为edu.cn,举例：某学院关于考试招生工作的通知，我们可以使用inrul:edu.cn


同理，.com 是商业组织和公司所用后缀，配合关键词，可以搜索关于公司组织的各类文件制度、安全生产资料；.org 是非盈利性组织所用后缀名，配合关键词，可以搜索协会组织、非盈利、基金会等行业的章程规则。

这个技巧，你掌握了吗？是不是省掉了一笔文库会员费？当然，这只是公文检索、收集素材的第一步。别人的放假通知模式只能参考，因时制宜、符合单位实际情况的通知，才是最佳完成文稿。

也有很多职场新人不清楚“决定”、“意见”和“通知“的区别，本章节再做简单的延伸讲解。

公文知识点延伸：决定、意见、通知的区别

公文写作是一个由易到难、从浅到深、熟能生巧的积累过程。拟写“通知”文稿是初学者必备掌握的入门技能，在机关单位常用的十几种公文里，“通知”使用频率最高。决定、意见和通知，都属于常见“下行文”，它们之间的具体区别是什么呢？


1、层级区别：

“决定”层级最高，时效期最长，有的工作决定可以长达多年，适用未来一段时间。

“意见”层级居中，时效期可长可短，主观意识强，既可以长期贯彻也可短期加强。

“通知”层级最低，时效期最短，强调阶段工作任务，适用范围最广泛最基础。

2、内容区别

“决定”用于单位集体重要的决策计划、重大活动部署、有明确的政策性、规定性和严肃性，同时带有强制执行的特点，决定文件，必须严格贯彻落实。比如《某局关于取消一批行政许可等事项的决定》，此类文件公开发布。

《机关公文处理工作条例》规定：“意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。”意见主要是用于上级单位就某项重要工作，对下级单位提出贯彻落实的指示。

“意见”用于上级部门对下级的协商指导，带有实际操作指导意见，范围面比较广泛，往往是某个行业、某个领域的发展意见、指导要求、启发启示。比如《某市关于鼓励旅游产业发展的若干意见》，发文单位可以多部门联合行文，此类文件主动公开，引导社会行业发展。

“通知”用于上级部门指导安排下级单位具体工作、分配具体任务，范围明确、细化具体。布置的工作内容有时间限制，有具体细则。内容长短、篇幅大小比较宽泛自由。比如《某公司关于召开表彰大会的通知》。


简单理解：“决定”属宏观范畴，“意见”属中观愿景，“通知”属微观具体。总结：“决定”的级别高、战略政策性强；“意见”级别居中，侧重指导意见；“通知”相对级别较低，就事论事，有工作任务的明确指向。

专栏章节总结

笔者以春节期间安全值班通知为切入点，提出公文写作的痛点难点，教给大家如何使用搜索引擎命令，快速检索筛选公文素材。并就“通知“文体与其他下行文的区别，做详细讲解区分。


下一章节，我将继续分享高效公文处理技巧，比如快速检索领导发言材料中的一句经典发言，如何引经据典凸显文化气息，怎么快速打印30份独立的Word文件，文件存储命名有什么统一规定？

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