百度写给应届生的99封信——工作邮件小技巧

sowang

来源：百度校园    日期：2013-12-23


邮件是大家工作时作必不可少的工具，但是怎么把邮件用好，是有很多小技巧的。很多刚工作的同学往往把邮件当做一个简单的沟通工具。其实不然，邮件一方面在工作中扮演着重要的沟通角色，另一方面它还是一个忠实的记录者，项目进展中的每个环节甚至细节都会保存下来。会用邮件，就可以更顺利地开展工作。这次就为大家介绍一些邮件使用中的关键事项，虽是职场新人，也可以老练地使用邮件。




邮件称呼很重要

邮件的称呼是收件人第一眼看到的内容，如果称呼不当，或者根本没有称呼，会降低对方对你职场人专业度的认可。

首先邮件的开头要称呼收件人，这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、各位、ALL；如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”，如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但不要性别搞错。

邮件撰写要注意什么

撰写邮件就像写作文一样，先想好邮件的主题，你要通过这封邮件达到什么目；接着，围绕这个主题，为了说清问题，便于对方理解，是否需要分几点来阐述，这几点的逻辑关系怎么安排；撰写时，用词要简练，逻辑清晰。写完后，务必要反复检查几次，确保表述无误，没有错字，用错标点。

另外，邮件的标题不要随便写几个字就得了，一是细节体现你的专业度，二是这样需求不明的邮件容易被收件人忽略，三是不方便今后查找调用邮件。

回复还是回复所有

这点是新人经常拿不准。一般来说，如果涉及项目中的关键点，那么这个项目中的来往邮件就要回复所有人。如果是很小的事情，只需一对一了解即可，就尽量不要同时发送多人，减少给别人带来的不必要麻烦，用“回复”功能即可；如果很有必要抄送给其他人，则尽量根据实际需要有选择性地写上去。

不要转发不该转发的邮件

这点新人一定要非常注意，别人发给你的邮件，在转发前要思考一下，邮件的正文是否适合转发出去，让收件人人知晓。尤其在邮件多次往来，楼盖得很高时，接到邮件后一定要从下至上把盖楼过程看清楚，不要因为一时疏忽，泄露不应该传播的工作内容、业务关系往来等，导致不必要的麻烦。

保留好发送邮件的证据

有时候邮件可能因网络问题不能按时送达，也可能不小心被收件者删掉了，或者收件人故意说没收到，怎么办？在发邮件时可以给自己抄送一份，或者保留在发件箱里。同样，其他人发给你的工作邮件也要保留三个月以上再考虑永久删除，以备发生问题时“有据可查”。

不要让邮件彻底代替电话

很多人都有这样的感觉，当习惯用邮件、QQ、或短信时，发现自己能不打电话时就尽量避免打电话，因为“怕人家烦”。但这样不行，当事情紧急又重要，对方迟迟没有回复或者事情复杂，文字表达不清时，就一定拿起手机拨过去，高效、干脆地把事情搞定。不要过分依赖邮件。

另外，还有几个要注意的地方，一是当邮件重要性和实效性都比较高时，发完后紧跟一个短信或者电话，提醒对方及时处理回复；在与领导或者客户沟通完后，最好将结果整理出来，

发送邮件给对方，做到谈话优先，邮件紧跟，确认对话中传递的内容清楚无误。

工作中，不仅是Word、Excel、PPT有很多技巧要学习，看似简单的邮件也需要同学们在工作中注意积累经验，每个工具用好了才能给工作带来更多方便。