百度写给应届生的99封信——简单聊聊PPT

sowang

来源：百度校园    日期：2013-11-13


说起PPT，很多人对它爱恨交加，爱它是因为漂亮的PPT能为内容增色不少；反之，倘若没玩转，不但泄露了自己Office技术不过关，外加告知别人自己审美也有缺陷。即便是PPT高手，想做出满意的作品，要付出的时间成本也相当高。作为一个职场人，玩得好PPT，绝对是一项值得自豪并且让人羡慕的本事。工作报告、竞标方案、活动演讲、课程培训、学习总结，工作中需要PPT的时候实在不少。



根据PPT的用途，PPT的长相自然有所不同。大家做PPT的目的无外乎两种，一种是要给别人看，一种是要给别人讲。二者的共同点都是让其他人了解你要传递的内容。前一种，篇幅多，文字内容较多，注释多，或者是纯图文，总之，就是不需要讲解就能看懂；第二种则主要是大幅图片或者简要的词语，一般都是投影的形式打在大屏幕上，这类PPT的效果如何取决于讲解人，他要能把PPT背后的内容讲出来，配套的表情、身体语言也很重要，要让全场的焦点集中在讲演者身上，乔帮主即是此类风格的典范。试想把这两种需求的PPT如风格互换一下，结果必定是灾难性的，所以，想做好PPT，明确用途是第一位。

搞清用途，确定了展现风格后，接下来就是内容的制作。内容制作的精要在于务必把PPT的内容、各部分间的逻辑关系完全弄懂弄搞明白。刚进职场的新兵，少不了帮领导美化PPT,但经验不足的人，以为好的PPT就是要炫，恨不得把刚学会的那些技巧全用上，不管内容是什么，拿着模板就套用。这种貌合神离的PPT必定失败。好的PPT要让别人能轻松弄清楚你要传递的信息，也就说既要赏心悦目，还要条理清晰，主次分明，初学者很容易忽视后者，但这是一个优秀PPT作品的灵魂，是内容决定你要用什么样的图形、线条、表格，应该如何摆放这些元素。表现形式一定是为内容服务的。

这里就和大家分享几条经典的PPT制作原则：



·      ·        Magic Seven原则：每张幻灯片传达的5个概念效果最好，7个概念人脑刚好可以处理。超过9个概念负担太重，请重新组织。（类似的可以推理，幻灯片的效果不要过多等，好的PPT不是内容和效果的堆砌。）

·        KISS(Keep It Simple and Stupid):内容深入浅出对方才容易接受，才可能取得希望的效果，也代表你对知识真正掌握。（比如，图片肯定比文字受欢迎，容易懂；简单口语化的文字肯定比冗长专业的术语吸引人。）

·        10/20/30法则：演讲文件不超过10页，演讲时间不超过20分钟，演示使用的字体不小于30Point。

所谓原则不是让大家死守的，尽信书不如无书。比如演讲文件不超过10页，但这完全得根据你的内容多少来，但肯定页数越少越好；传递5个概念最好，3个概念也不错。“原则”的重点在于指导意义，就是朝着那个方向去做是对的，不是刻板遵守。

虽说PPT是办公全能王，但肯定有其缺点，比如完成一个好的PPT时间成本过高，Facebook首席运营官桑德伯格就跟她的同事要求，跟她开会时不要做正式的PPT,只要把想讨论的事列出来就行。