百度写给应届生的99封信——电话沟通时要注意什么

sowang

来源：百度校园    日期：2013-12-31


工作无小事，越是小的事情，越是能从细节看出一个人的职业素养。GE前CEO杰克·韦尔奇说，“一件简单的小事情，所反映出来的是一个人的责任心。”小事不在意的人，很难被委以重要的工作。所以，注意工作细节，让好的工作方式成为习惯，是每个职场人都需要学习的。今天和大家谈的话题就是最普通的打电话，不要小瞧它，最简单的事情往往最容易让人精神放松、疏忽大意。下面这几个基本原则，你们都做到了吗？

1、打电话时要选好时间。尽量不要在对方休息、用餐的时间，尤其是节假日打扰对方。如果这件事特别重要，必须电话时，也要先短息询问对方此时是否方便；在工作日，为了取得最好的沟通效果，最好别在刚上班十五分钟或者临近下班时拨打，这些时候，对方往往不在最佳工作状态。

2、做好通话前的准备工作。打电话前，最好先想好要讲的内容，以防通话中缺少条理，丢三拉四，边想边说。如果是不熟悉的人，不妨将拨打对象的名字、职务、事项先列在一张纸上，避免慌乱中出错。




3、打电话要注意声音和表情。通电话时，声音是对方感受你的唯一途径，为了取得最好的效果，讲话声量要适中，正对话筒，尽量用友好、热情的语气。同时，不要忽略你的表情，表情好，语气自然也是愉悦的，你的真实状态能通过电话传递。

4、复述电话沟通结果。电话接听完毕前，不要忘记再给对方说一遍来电的要点，因为对方说的和你理解的，很多时候有偏差，复述一遍自己的理解是避免交流偏差的最有效办法，工作效率会更高。

5、挂电话时要后挂电话，轻放话筒。通话结束时，不要忘记“谢谢”“再见”等礼貌用语。并且为表达尊重，要等对方挂断电话后你再挂断，如果是座机，要小心轻放话筒，不论是因为习惯还是沟通不顺，将话筒重重放下的做法都是很不礼貌的。

6、同事的电话是否应该接听。旁边同事工位的座机铃声响起，而他恰好不在，此时应该替他接听呢还是充耳不闻。如果和同事不是有业务方面的问题需要避讳，最好可以帮助接听，接听时，首先表明自己的身份，再询问对方是否方便告诉自己后转述同事，如果对方觉得不方便，可以询问他的联系方式，什么时间方便回拨电话等，或告诉他同事大概什么时间回来，他再打过来。

职场新人不妨多留意一下，那些经验丰富、工作出色的同事，是如何接打电话的。再小的事情，认真对待，都有可学习和改进的地方。洛克菲勒曾说，“听到大家夸一个年轻人前途无量时，我总要问：他努力工作了吗？他认真对待工作中的小事了吗？他从工作细节中学到东西了没有？即便有再高的学历，再硬的学校牌子，如果不认真对待工作，不将敏捷的判断力、准确的逻辑推理能力、丰富的专业知识和工作中的具体细节联系起来，最终也会一事无成。”，以此和同学们共勉。